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複数の支店を持っている会社や、テレワークを行っている会社にとって情報の管理などをいかにするかということは大きな課題の一つです。
そんな課題ですが、WordPressで社内ポータルを作成することによって解決ができ、業務の効率化を図ることが出来ます。
しかし、この社内ポータルは、いったいどのようにして作成すればよいのでしょうか。
そこで今回の記事では、WordPressで社内ポータルを作成するための手順について解説していきましょう。
目次
WordPressで社内ポータルを作成することで得られる4つのメリット
冒頭でもお伝えしたとおり、社内ポータルをWordPressで作成することで、企業では業務の効率化など色々なメリットを受けることができます。
こちらの項では、そんなメリットの中でも主だったものを4点ピックアップして解説していきます。
無料で作成が可能
最初に解説する、社内ポータルをWordPressで作成することで得られるメリットは、無料で作成が可能というものです。
WordPressは、オープンソースのソフトウェアとなっています。
オープンソースとは無料、もしくは少額な費用で公開されているソースコードのことで自由に利用ができたり、改変ができたり、さらには再配布が可能なものを指します。
そして、WordPressは無料で利用できるタイプのオープンソースとなっていることから、ノーコストで社内ポータルを作成することができるのです。
専門知識がいらない
二番目に解説する、社内ポータルをWordPressで作成することで得られるメリットは、専門知識がいらないというものです。
WordPressで社内ポータルを作成する際に、HTMLやCSSなどの専門的なプログラミングスキルが重要と考えている方も、いるのではないでしょうか。
しかし、WordPressでは、こういった専門的な知識がなくとも社内ポータルを作成することが可能です。
プログラミングスキルのない方でも、項目の設定方法など最低限のことをマスターすれば社内ポータルを簡単に作れますので、安心してください。
デザインの自由度が高い
三番目に解説する、社内ポータルをWordPressで作成することで得られるメリットは、デザインの自由度が高いというものです。
ゼロから社内ポータルを立ち上げる際、考慮しなければならないのがサイトのデザインです。
このデザインが不十分な社内ポータルでは、使い勝手の悪いものが生まれてしまい、結果として社員たちが使ってくれない可能性もあります。
したがって、社内ポータルを作る際にはデザインの自由度が高い作成ツールが求められるわけですが、WordPressでは様々なテーマから任意のものが選び取れるため、適切なデザインのものを作ることが可能です。
テーマとは、WordPressにおけるデザインのテンプレートのようなもので、このテーマが豊富なほど、カスタイマイズ性が高い傾向にあります。
もちろん、WordPressには無料のテーマがたくさんありますので、コストを最小限に抑えつつ社内ポータルを作成することが出来ます。
プラグインが使用できる
最後に解説する、社内ポータルをWordPressで作成することで得られるメリットは、プラグインが使用できるというものです。
プラグインとは、WordPressが持つ機能を広げるためのプログラムで、このプラグインを導入することで、より一層の拡張性を得ることが出来ます。
一例をあげると、入力フォームを導入できるプラグインを使用すれば、任意の場所に入力フォームを設置して利便性を高めることが出来ます。
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WordPressを用いた社内ポータルの作り方
続いて、今回の記事の主なテーマとなる、WordPressを用いた社内ポータルの作り方の解説について移行していきましょう。
こちらの項では、WordPressを使用した社内ポータルの作成方法を5つのステップに分けて説明していきます。
サイトのコンセプトを決定する
WordPressを使用した社内ポータル作成の最初のステップでは、サイトのコンセプトを決定していきます。
コンセプトは、社内ポータルの方向性などと言い換えてもよいでしょう。
このコンセプトが正しく決まっていないと、社内ポータル作成の目標やゴールが上手く定まらず、中途半端なものが完成してしまう可能性があります。
そうなってしまうと、どの社員も使ってくれないという事態に発展しかねません。
このようにならないためにも、社内ポータルを作成する際は、情報管理に重きを置いたものを作るのか、はたまたテレワークをする社員のサポートに特化したものを作るのかなど、あらかじめコンセプトを決めておいてからスタートしてください。
サイト設計を行う
WordPressを使用した社内ポータル作成の二番目のステップは、サイトの設計を行うというものです。
コンセプトを決定したら、そのコンセプトに従って社内ポータルの作成を進めて行きます。
このときに、まず行うのがサイト設計で、社内ポータルに必要なコンテンツの洗い出しを実施します。
コンテンツとは、たとえば代表的なものとして、日報や企業理念、チャット機能、タスクの依頼機能、社長メッセージなどがあげられるでしょう。
そのほかにも、アンケート機能や企業のカレンダー機能などの搭載も考えられます。
このようなコンテンツの中から自社にとって必要なものを選び取り、社内ポータルに導入するものを選別していくというわけです。
レイアウトをワイヤーフレームで作成する
WordPressを使用した社内ポータル作成の三番目のステップでは、デザインのレイアウトをワイヤーフレームで作成していきましょう。
ワイヤーフレームとは、社内ポータルをWordPressで作成する際のコンテンツの配置場所を決定したり、レイアウトを決めたりする、言わば設計図のものを指します。
このワイヤーフレームが適切でないとボタンなどの配置が理解しづらくなってしまい、利用者が社内ポータルの中で「迷子」になってしまう可能性があります。
したがって、WordPressで社内ポータルを作成する場合には、ワイヤーフレームもきちんと作り込んでおく必要があるのです。
WordPressの導入を行う
WordPressを使用した社内ポータル作成の四番目のステップは、WordPressの導入を行うというものです。
このステップでは、サーバーとの契約をしたりドメインの設定をしたり、さらには独自SSLの設定を行います。
そして、このステップの締めとしてWordPressのインストールを実行していきます。
ちなみに、何らかの拡張機能が得たいときには、WordPressのインストール後の作業として、プラグインの導入を検討してみてもよいでしょう。
コンテンツの作成に移る
WordPressを使用した社内ポータル作成の最後のステップでは、実際にコンテンツの作成に移っていってください。
コンテンツの作成の段階では、先ほど選別したコンテンツに合わせて記事を用意したり、画像を用意したりして社内ポータルの充実を図っていきます。
ただし、あまりにもコンテンツが多いと読み込みが遅くなってしまい、利便性が薄れてしまうことがありますので、その点については考慮しながら作業を進めて行ってください。
もしも心配な場合は、外注も検討してみるとよいでしょう。
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WordPressで社内ポータルを作る際の注意点
WordPressで社内ポータルを作成する場合には、注意しておきたい点も存在します。
そこで本項では、そんな注意点のなかでもとりわけ気を付けておきたいポイントを2つ紹介していきます。
使い勝手に注目して作成する
せっかく社内ポータルをWordPressで作成しても、上でもお伝えしたとおり、使い勝手が悪いと社員たちは使用してくれません。
使い勝手の悪さにつながる要因としては、コンテンツが充実していないことや、レイアウトが見にくいといったものが考えられます。
作り手としては十分なコンテンツ量であると思っていたとしても、実際には不十分であることも珍しくないのです。
また、デザインに凝るあまり、レイアウトの視認性がおろそかになってしまうことも、落とし穴の一つです。
WordPressで社内ポータルを作成する際には、コンテンツの充実具合に気を付けたり、レイアウトに配慮して、使い勝手のよいものを作るよう心がけてください。
セキュリティ対策は万全にする
基本的に社内ポータルは、その名のとおり、社内のネットワーク上に置かれます。
しかし、テレワークを導入している企業では、外部のネットワークとのつながりが生まれるケースもあります。
そうなると、外部の人間がアクセス出来る状態になってしまう可能性があるため、万全のセキュリティ対策を行う必要があります。
パスワード機能を加えたり、画像認証、アクセス制限などを設けて、外部の人間が簡単にアクセスできないようにしてください。
社内ポータルの作成ならSTEP UP WEBにお任せ
作成することで業務の効率化が図れる社内ポータルは、多くの企業から注目を集めています。
しかし、先に述べたように、コンテンツを生み出す際には表示速度の低減に配慮しなければならなかったり、使い勝手にも注意しなければなりません。
さらに、セキュリティ対策も十分にしておかないと、外部からの攻撃対象になってしまうことも考えられます。
このことから、企業担当者の中には、社内ポータルの外注を検討している方もいるのではないでしょうか。
そういった方の強い味方となれるのが、私たち「STEP UP WEB」です。
STEP UP WEBは、確かな技術と高度なWeb戦略で大変な注目を集めている、一流のホームページ制作会社です。
私たちに社内ポータルの作成をお任せいただければ、充実したコンテンツで使い勝手もバツグン、さらにはセキュリティ面の保守管理まですべてご満足いただけるサービスを提供させていただきます。
作成の流れとしては、
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✓打合せ、及びワイヤーフレーム等の作成
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受付けはメールやお電話などで承っておりますので、どうぞお気軽にご相談ください。
まとめ
企業の様々な業務に生かすことができる、社内ポータル。
この社内ポータルをWordPressで作成することには、コストを最小限に抑えられたり、デザインの自由度が高かったり、加えてプラグインが使用できたりと数々のメリットが存在します。
しかし、そんな社内ポータルですが作成の際には、使い勝手に配慮しなければいけなかったり、万全のセキュリティを敷かなければ危険だったりと、いくつかの注意点もありました。
このことから、企業の担当者の中には社内ポータルの外注を検討している方も、多いのではないでしょうか。
そういった方の強いお力になれるのが、私たちSTEP UP WEBです。
STEP UP WEBは、ハイレベルなスキルと高度なWeb戦略を兼ね備えた、一流のホームページ制作会社です。
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確実に高品質な社内ポータルをお求めの方には、STEP UP WEBこそがうってつけです。
お問い合わせは電話やメールにて承っていますので、どうぞお気軽にお問い合わせください。
